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Olivos, 07 de febrero de 2008.
VISTO: La propuesta de actualizar y adecuar a la realidad el Manual de Procedimientos de este Departamento Académico, y:
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CONSIDERANDO:
a
Que las funciones de las secretarías académicas han sido definidas por el Consejo Superior en su Resolución Nº 245/98.
a
Que el Rectorado de la Universidad ha establecido las funciones de los coordinadores de carrera/área.
a
Que la Universidad cuenta con la Guía de la Gestión Académica, elaborado por la Sede Central.
a
Que el Manual de Procedimientos propuesto cumple con lo establecido en las normativas antes indicadas.
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Por ello:
EL DIRECTOR DEL DEPARTAMENTO ACADEMICO BUENOS AIRES DISPONE:
Artículo 1°: Aprobar las misiones y funciones de las secretarías Administrativa, Académica y de Extensión que se adjuntan a la presente como Anexos I, II y III.
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Artículo 2°: Aprobar las misiones y funciones de los coordinadores de área y de carrera que se adjuntan a la presente como anexo IV.
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Artículo 3°: Aprobar las misiones y funciones del Departamento Alumnos que se adjuntan a la presente como Anexo V.
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Artículo 4°: Aprobar las misiones y funciones del Referente del Programa de Educación Asistida que se adjuntan a la presente como Anexo VI.
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Artículo 5°: Aprobar las misiones y funciones de la Mesa de Entradas y Salidas que se adjuntan a la presente como Anexo VIII.
a
Artículo 6°: Notifíquese de la presente a las secretarías Administrativa, Académica y de Extensión, a los coordinadores de carrera y de área, al Departamento Alumnos, al Referente del Programa de Educación Asistida y a la Mesa de Entradas y Salidas.
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Cumplido archívese.
Disposión Nº 01/2008.
ANEXO I
DISPOSICION Nº 01 / 08
SECRETARIA ADMINISTRATIVA
Su función general será la de encargarse de las actividades relacionadas con la elaboración del presupuesto, su ejecución y control. Asimismo, le corresponden las actividades administrativas relacionadas con la infraestructura, proveedores, personal docente y no docente y alumnos. Y en particular, las siguientes:
1.- Coordinar la recolección y preparación del presupuesto anual de la subsede y controlar su ejecución.
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2.- Procesar los pedidos de fondos debidamente autorizados por la autoridad departamental que hagan las dependencias de la subsede, emitir las órdenes de pago y confeccionar los valores correspondientes.
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3.- Solicitar a la sede central la provisión de fondos necesarios y administrarlos conforme las normas que se establezcan.
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4.- Encargarse de las gestiones de pago a personal docente, no docente y proveedores.
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5.- Rendir cuenta de los fondos provistos por la sede central, preparando los informes correspondientes en la periodicidad que se requiera.
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6.- Establecer la relación con los proveedores y gestionar la provisión de bienes y servicios generales.
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7.- Encargarse de las normas relacionadas a administración de personal conforme las instrucciones vigentes y de elevar a la sede central los conceptos para las liquidaciones de haberes docentes y no docentes.
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8.- Asegurar la adecuada conservación de los archivos de comprobantes y documentación administrativa-contable.
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9.- Controlar el buen estado de conservación de los edificios y muebles y de funcionamiento de equipos de la subsede.
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10.- Organizar y supervisar la tarea del personal administrativo a cargo.
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11.- Vigilar el cumplimiento de las condiciones y requisitos arancelarios de los alumnos para el desenvolvimiento de su actividad académica.
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12.- Atender los casos de alumnos que registren deudas y resolver conforme las pautas administrativas vigentes.
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13.- Controlar y verificar la explotación de los sistemas informáticos correspondientes a la gestión contable, administrativa y arancelaria de alumnos.
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14.- Controlar las recaudaciones informadas por bancos con las registraciones de pago en el sistema informático.
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15.- Encargarse de la cobranza de los servicios no receptados en bancos.
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16.- Preparar los informes referidos a ingresos de fondos.
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17.- Encargarse de la Biblioteca
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18.- Asistir en la confección de la Memoria Anual.
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ANEXO II
DISPOSICION Nº 01 / 08
SECRETARIA ACADEMICA
Su función general será la de encargarse de las actividades relacionadas con la planificación, desarrollo y evaluación de las actividades académicas del Departamento. Asimismo le corresponden las actividades de organización y soporte administrativo de la gestión académica de docentes y alumnos. Y en particular, las siguientes:
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1.- Colaborar con la Dirección en la elaboración del plan anual de actividades académicas.
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2.- Colaborar con la Dirección en la elaboración de proyectos de carreras y cursos de perfeccionamiento y capacitación.
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3.- Programar los horarios de clase para todas las carreras del Departamento.
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4.- Programar las fechas de los exámenes finales de los diferentes turnos.
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5.- Proponer y coordinar el plan de actividades de perfeccionamiento y capacitación pedagógica de los docentes del Departamento.
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6.- Asesorar a las cátedras: planificación de asignaturas; metodologías de enseñanza aprendizaje empleadas; técnicas de comprobación y evaluación del aprendizaje; recursos didácticos; etc.
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7.- Controlar y verificar la regularidad y el ordenamiento de la documentación académica siguiente: Libros de Actas de exámenes; Libros de aula; Certificados de Estudios y Diplomas; Legajos de alumnos; Asistencia docente; Pases; etc. y los Sistemas Informáticos aplicados a la Gestión Académica.
a
8.- Informar mensualmente al Departamento de Personal de la UCSE y a la Secretaría Administrativa de las horas a abonar a los docentes.
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9.- Participar como Secretario de las reuniones de Consejo (mensual) y Asamblea de Claustro Docente del Departamento Académico (anual).
a
10.- Controlar y colaborar para el normal desarrollo de las actividades curriculares programadas en cada carrera.
a
11.- Organizar y coordinar el Curso de Ingreso y todas las actividades necesarias para su desarrollo (profesores, distribución de áreas, liquidaciones de horas de ingreso, registro de datos, etc).
a
12.- Asistir a la Secretaría de Extensión en la preparación de la Colación de Grado.
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13.- Confeccionar, con la asistencia de los coordinadores de carrera las disposiciones correspondientes al otorgamiento o no de las equivalencias de asignaturas.
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14.- Colaborar con la Dirección en la elaboración de la Memoria y del Presupuesto Anual.
a
15.- Evaluar el desempeño docente: nivel académico; grado de responsabilidad; cumplimiento de las disposiciones del Departamento; colaboración; iniciativa; participación; capacitación; etc.
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16.- Evaluar el desarrollo de las clases: horas por cátedra, profesor, carrera, etc., elevando a la Dirección los informes correspondientes.
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17.- Preparar la documentación que requiera la Dirección respecto al cumplimiento del Convenio celebrado con la Prefectura Naval Argentina.
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18.- Integrar mesas examinadoras para conformar el tribunal, en caso de ausencia de algunos de sus miembros.
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ANEXO III
DISPOSICION Nº 01 / 08
SECRETARIA DE EXTENSION
Su función general será la de encargarse de las actividades relacionadas con las comunicaciones internas que hacen a la integración y desarrollo de la vida comunitaria en la Sub-Sede: publicaciones, deportes, difusión cultural y científica, pastoral, bienestar estudiantil y docente. Asimismo, le corresponden las actividades vinculadas a las comunicaciones externas y las relaciones públicas e interinstitucionales de la Sub-Sede. Y en particular:
a
1.- Encargarse y mantener siempre una presencia a través de las notas de prensa y publicidad en diarios, radios y TV.
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2.- Promoción de las carreras de la Subsede en escuelas y medios de comunicación.
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3.- Difusión de las actividades académicas (cursos, seminarios, visita de profesores, etc.) que tengan lugar.
a
4.- Organizar, promover, participar y difundir las actividades de extensión (muestras culturales, presentación de libros, exposiciones) de la Subsede o en las que participe la Unidad Académica.
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5.- Organizar y coordinar el Curso de Ingreso y todas las actividades necesarias para su desarrollo (difusión, material de estudio, folletería, solicitudes, etc).
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6.- Elaborar y colectar las informaciones para el boletín “Señales” de comunicaciones internas de la UCSE.
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7.- Idem para Suplemento Anual que se publica en el diario El Liberal de Santiago.
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8.- Organizar los actos académicos y los de Colación de Grado.
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9.- Confeccionar la Memoria Anual.
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10.- Atender que la subsede esté provista de folletería para difusión en general.
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11.- Elaborar y actualizar el mailing para invitaciones.
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12.- Mantener al día una relación con empresas, especialmente en orden a pasantías.
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13.- Propiciar, con las instituciones de la sociedad, una fluida comunicación que facilite la inserción, proyección y servicio de la Unidad Académica.
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14.- Mantener vinculación con los niveles y organismos gubernamentales que requiera la relación protocolar.
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15.- Promover y coordinar los espacios relacionados con el deporte y las manifestaciones del arte (coro, teatro, etc.) en la comunidad universitaria.
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16.- Entender en la coordinación de visitantes e invitados institucionales (para conferencias, seminarios, etc).
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17.- Ofrecer soporte a las actividades que organice la Pastoral Universitaria.
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ANEXO IV
DISPOSICION Nº 01 / 08
COORDINADORES DE CARRERAS
Misión:
Evaluar permanentemente la pertenencia del plan de estudio de la carrera de acuerdo con el perfil propuesto-conocimientos, capacidades, actitudes y valores– por la Universidad, y las incumbencias o actividades propias del ejercicio profesional del graduado.
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1.- Formular el Plan anual de las actividades académicas de la carrera o área.
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2.- Planificar, ejecutar, seguir y evaluar las actividades curriculares, operativas y de extensión, relativas al o los programas académicos a su cargo.
3.- Colaborar con el Decano/Director en el diseño del Plan Estratégico de la Unidad Académica.
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4.- Diseñar estrategias para la articulación horizontal y vertical de la formación teórica y práctica.
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5.- Organizar las actividades de asistencia técnica, gestión de tecnologías y consultoría vinculados con los objetivos y servicios propios de la carrera.
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6.- Formular alternativas curriculares en un marco interdisciplinario.
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7.- Convocar para la cobertura de cargos docentes vacantes conforme la reglamentación aplicable y proponer las designaciones a los órganos competentes.
a
8.- Solicitar al comienzo del calendario académico, a los docentes a cargo de las asignaturas, la formulación de las correspondientes planificaciones. Analizar las mismas, garantizando su actualización y adecuación.
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9.- Propiciar que cada disciplina académica organice sus contenidos con los lineamientos de investigación-acción.
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10.- Tomar los recaudos necesarios para que las planificaciones de cátedras sean informadas oportunamente a los alumnos por los docentes responsables.
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11.- Requerir a los responsables una autoevaluación de su cátedra y la presentación del respectivo informe al finalizar el dictado de la asignatura.
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12.- Intervenir en el seguimiento y mejora continua del programa académico a su cargo, conforme el plan estratégico trazado y sus revisiones.
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13.- Participar como miembro de las reuniones del Consejo de la Unidad Académica y a todas aquellas a las que sea convocado.
a
14.- Coordinar las actividades, atinentes al Programa de Estudio a su cargo, que se desarrollen en los Talleres de Difusión de las Carreras del Curso de Apoyo al Ingreso.
a
15.- Asistir a los docentes en los aspectos vinculados al desarrollo curricular del programa académico a su cargo.
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16.- Asistir a los alumnos del Programa de Educación Asistida.
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17.- Proponer nuevas alternativas metodológicas.
a
18.- Promover reuniones de docentes por cátedra, por área disciplinar e interdisciplinarias, con el objeto de propender a una efectiva integración y articulación curricular de la carrera.
a
19.- Atender a los alumnos en todo lo relacionado con su desenvolvimiento académico.
a
20.- Supervisar los trámites de solicitud de equivalencias por pases de otras universidades: asignación de docentes para el dictamen, armonización de los dictámenes, y observar en ello las condiciones reglamentarias.
a
21.- Recomendar las asignaturas que los alumnos con pase de otras universidades pueden cursar condicionalmente, hasta que se resuelva definitivamente su situación académica.
a
22.- Orientar, si correspondiera, en los proyectos de trabajos finales: temas, profesor guía, bibliografía, etc.
a
23.- Monitorear el desarrollo integral del programa académico en cuanto al nivel y la sistematización actualizada de conocimientos que brinda y la demanda profesional y social requerida.
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24.- Contrastar la propuesta curricular con los modelos vigentes en ejecución.
a
25.- Comprobar periódicamente el grado de satisfacción de los alumnos y docentes a través de la aplicación de instrumentos específicos de evaluación.
a
26.- Vigilar la evolución de los convenios específicos de articulación académica con el programa académico a su cargo, realizados por la Universidad con otras Instituciones; particularmente, el reconocimiento de asignaturas concedido por la UCSE.
a
27.- Observar y evaluar el desempeño docente en las siguientes cuestiones: proyecto institucional, disciplinar, pedagógico, perfeccionamiento, relación con el alumno.
a
28.- Valorar el desempeño docente en cuanto a sus obligaciones como tal y a la calidad de formación que la institución aspira brindar.
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29.- Evaluar los programas y planificaciones presentados anualmente por las cátedras para verificar que se contemplen los contenidos mínimos previstos para cada asignatura en el Plan de Estudios aprobado por el Ministerio de Cultura y Educación y para confrontar las acciones y actividades previstas al comienzo del año académico con las desarrolladas durante el año.
a
30.- Cooperar en la elaboración del proyecto de presupuesto anual de la Unidad Académica.
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31.- Diseñar la propuesta de difusión de la carrera.
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32.- Coordinar con la biblioteca de la Unidad Académica al comienzo del año académico, la oportuna y adecuada provisión de los libros requeridos por la cátedra.
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33.- Colaborar en la elaboración de la Memoria Anual y en informes diversos de la Unidad Académica.
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34.- Determinar las fechas de los exámenes parciales de las asignaturas de las careras a su cargo.
a
35.- Asistir a la Secretaría Académica en la determinación de las fechas de los exámenes finales.
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36.- Asistir a la Secretaría Académica en la confección de los horarios de clase.
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37.- Conservar el archivo de la documentación de los programas académicos a su cargo, de la producción y actividades docentes y estudiantiles relevantes, de los antecedentes de quienes se postulen a cubrir vacantes en la docencia, información que enriquezca la autoevaluación y demás antecedentes que considere conveniente preservar.
a
38.- Integrar mesas examinadoras para conformar el tribunal, en caso de ausencia de algunos de sus miembros.
a
39.- Requerir la actualización y supervisar la adecuación de los currículum de los docentes que se encuentren en condiciones de ser promovidos en su carrera docente.
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40.- Proporcionar a los docentes designados toda la información relativa al funcionamiento general de la Universidad y de la carrera en particular: reglamentos generales, objetivos del proyecto, perfil del egresado, alances o incumbencias profesionales, plan de estudio, correlatividades, régimen de la asignatura, carga horaria, contenidos mínimos de la asignatura, programa (en caso de docentes no responsables de cátedra) modalidades de promoción, calendario académico, etc.
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41.- Participar cuando lo estime necesario, como observador en las mesas examinadoras.
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42.- Asistir a la Secretaría de Extensión proponiendo actividades con el objeto de capacitar y actualizar a docentes y profesionales del medio.
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43.- Impulsar en las cátedras el desarrollo de actividades complementarias o de extensión como: debates, talleres, cátedras abiertas, visitas a empresas, etc., que permitan el desarrollo y la transferencia de nuevos conocimientos específicos del programa.
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44.- Propiciar el desarrollo de actividades de perfeccionamiento disciplinar de los docentes de la carrera.
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45.- Coordinar los recursos humanos y las actividades previstas en el sistema de tutorías implementado en la Unidad Académica, principalmente en el Programa de Educación Asistida.
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46.- Promover la firma de convenios específicos con instituciones del medio, a nivel regional y nacional.
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ANEXO V
DISPOSICION Nº 01 / 08
DEPARTAMENTO ALUMNOS
1.- Control de la documentación requerida a los ingresantes, confección del legajo respectivos implementar los sistemas de registración.
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2.- Proveer a los docentes: listados de los alumnos inscriptos e las asignaturas, planilla de resultado de evaluaciones parciales y actas de condición final.
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3.- Registrar el ingreso de los alumnos con pase de otra sede de la UCSE o de otras universidades. Confección del legajo correspondiente.
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4.- Registrar en el sistema y otros elementos de control existente las obligaciones académicas otorgadas por equivalencia total o parcial por la Dirección del Departamento.
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5.- Registración y control, de acuerdo a la normativa vigente, de la inscripción de los alumnos, ya sea de forma definitiva o provisoria, en las distintas obligaciones académicas.
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6.- Recibir la solicitud de los alumnos que opten por rendir una asignatura en la modalidad libre, controlar que cumpla con los requerimientos académicos vigentes y registrarla en el legajo del alumnos.
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7.- Ingresar en el sistema académico a los alumnos del Programa de Educación Asistida.
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8.- Control de la condición de alumno regular en cada asignatura, de acuerdo a lo establecido en el Reglamento General de Alumnos y en la normativa vigente.
a
9.- Mantener actualizados los sistemas informáticos aplicados a la gestión académica.
a
10.- Llevar un archivo de las notas de las evaluaciones parciales y de las condiciones finales de las distintas asignaturas.
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11.- Registrar en el Sistema Académico las condiciones finales de cada asignatura.
a
12.- Mantener actualizados en el sistema académico los planes de estudio.
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13.- Con los listados recondición Final confeccionados por las cátedras y sin necesidad de inscripción previa, confeccionar las actas de examen final de los alumnos promocionados.
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14.- Control de la inscripción por parte de los alumnos de la inscripción a las mesas de examen final.
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15.- Emisión de las actas de examen final. Archivo del duplicado y triplicado de las mismas.
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16.- Registración de las notas de las actas de examen en el sistema académico.
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17.- Confección de los certificados de estudios parciales y remisión a Sede Central para la certificación de firmas.
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18.- Confección de los certificados de alumno regular.
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19.- Confección de los certificados de estudios parciales de los alumnos que solicitan pase a otra universidad, y remisión a Sede Central para la certificación de firmas.
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20.- Confección del Certificado de Estudios Final Provisorio, y remisión a Sede Central para la confección definitiva.
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21.- Control de los certificados finales y diplomas que llegan al Departamento para la firma, y remisión posterior a Sede Central.
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22.- Registración de los datos del egresado en el Registro de Egresados del Departamento.
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23.- Entrega al egresado del Certificado de Estudios Final y del Diploma.
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24.- Asistir a la Secretaría de Extensión en la realización de la Colación de Grado.
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ANEXO VI
DISPOSICION Nº 01 / 08
REFERENTE DEL PROGRAMA DE EDUCACION ASISTIDA
1.- Atender las inquietudes de los postulantes al Programa de Educación Asistida.
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2.- Recibir y controlar la documentación requerida para la inscripción del postulante en la carrera.
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3.- Girar el legajo al Departamento Alumnos para su ingreso al sistema académico.
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4.- Mantener actualizado el sistema académico del Programa de Educación Asistida.
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5.- Mantener actualizado la lista y datos correspondientes a los tutores de las carreras en que se inscriban los alumnos en el Programa de Educación Asistida.
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6.- Mantener actualizados los legajos de los alumnos inscriptos en el Programa de Educación Asistida.
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7.- Girar al la Secretaría Académica las actuaciones en caso de que correspondiera el trámite de equivalencias.
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8.- Preparar la documentación y controlar el envío al alumno de los módulos correspondientes a las asignaturas en que se inscriban los alumnos del Programa de Educación Asistida.
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9.- Recepción de los trabajos prácticos remitidos por los alumnos; remisión de los mismos a los tutores y posterior informe de los resultados.
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10.- Registración de la normalización de la asignatura.
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11.- Control de los pagos de matrículas y cuotas de las asignaturas en que se ha inscripto cada alumno del Programa de Educación Asistida.
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12.- Inscripción en el sistema informático del Programa de Educación Asistida de los alumnos que estén en condiciones académicas y deseen inscribirse en un examen final.
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13.- Giro al Departamento Alumnos de la documentación necesaria para la inscripción del alumno en el examen final.
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14.- Control y archivo de la segunda copia del acta de examen.
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15.- Girar al Departamento alumnos el legajo del alumno que haya completado sus estudios a través del Programa de Educación Asistida para la confección del Certificado Analítico Final Provisorio.
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16.- Realizar los informes semestrales y anuales correspondientes.
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ANEXO VII
DISPOSICION Nº 01 / 08
MESA DE ENTRADAS Y SALIDAS
1.- Recepción, control, registración y giro de las notas y/o solicitudes presentadas por los alumnos.
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2.- Recepción, control, registración y giro de las notas y/o solicitudes presentadas por distintas entidades.
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3.- Recepción, registración y giros de acuerdo a los instructivos vigentes de los Proyectos de Trabajo Final y Trabajo Final de las carreras del área de Educación.
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4.- Entrega a los alumnos de las constancias y/o certificaciones que fueran solicitadas.
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5.- Control diario de asistencia de los docentes de las carreras de grado.
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6.- Entrega a los docentes de hojas selladas para parciales.
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7.- Notificación telefónica a los docentes de las fechas de mesa de examen.
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8.- Entrega a los docentes de las actas de examen, recepción y control de las mismas.
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9.- Realizar los llamados que le sean solicitados por la Dirección y/o Secretarías del Departamento.
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10.- Recibir las llamadas. En el caso de las llamadas a la Dirección y/o Secretarías, realizar la consulta previa a el pase de las mismas.
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11.- Notificar a los alumnos de las disposiciones emanadas de la Dirección del Departamento.
a
12.- Suministrar la información pertinente a los postulantes a ingresar a las distintas carreras (con asistencia y asesoramiento de la Secretaría de Extensión).
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13.- Suministrar y recibir los formularios de inscripción de los postulantes al curso de ingreso en las carreras de grado o para su inscripción al ciclo a los postulantes al área de educación.
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14.- Suministrar a los docentes los elementos áulicos que requieran.
a
15.- Informar a los docentes que se indique que se requiere su presencia en la Dirección o la Secretaría solicitante.
a
16.- Llevar la firma de los recibos de haberes de los docentes que cobran sus haberes por la PNA.
a